Facebook-f
Facebook-f

Kongresy
i konferencje

Podczas organizacji kongresu lub konferencji oferujemy
pełen zakres naszych usług:

Obsługa marketingowa

która zawiera promocję wydarzenia w mediach i czasopismach specjalistycznych oraz social-mediach, utworzenie oraz prowadzenie dedykowanej strony www, projekt grafiki przewodniej wydarzenia oraz materiałów zjazdowych, wydruk i produkcja wymienionych materiałów, przygotowanie oraz rozsyłanie komunikatów i zaproszeń na wydarzenie, organizację konferencji prasowej

Przykładowe materiały zjazdowe

Obsługa prawna i finansowa

wydarzenia w skład której wchodzi sporządzanie i sprawdzanie umów, obsługa płatności, opracowanie budżetu oraz symulacja opłaty zjazdowej, zapewnienie potrzebnych certyfikatów i zaświadczeń.

Rejestracja uczestników

on-line poprzez formularz rejestracyjny oraz podczas wydarzenia, podział zakwaterowania, obsługę płatności oraz stworzenie bazy uczestników.

Podczas konferencji zapewniamy: wydawanie identyfikatorów, materiałów zjazdowych oraz certyfikatów, dodatkowe stanowisko informacyjne.

Proces rejestracji on-line chroniony jest certyfikatem SSL

Pozyskiwanie sponsorów i partnerów

na podstawie bazy Convention+ oraz zleceniodawcy, podpisywanie umów, ustalanie warunków udziału i pakietów sponsorskich, ubieganie się o  patronaty merytoryczne i certyfikaty (INFARMA, MedTech, POLMED, punkty edukacyjne)

Organizacja zakwaterowania

dla uczestników wydarzenia, w tym negocjacje z hotelami, podpisywanie umów, stworzenie systemu rezerwacji on-line, przyjmowanie wpłat i fakturowanie.

Przygotowanie miejsca

na potrzeby wydarzenia  obejmujące wynajem i przygotowanie obiektu, aranżację sal wykładowych wraz z potrzebnym wyposażeniem, zapewnienie obsługi technicznej w czasie całego Zjazdu, obsługa slide room, przygotowanie powierzchni wystawienniczej oraz niezbędnego sprzętu na potrzeby sesji plakatowych, branding pomieszczeń.

Przygotowanie formularza zgłaszania abstraktów

oraz kompleksowa ocena streszczeń prowadzona w specjalnie przygotowanym systemie. Zdalne i automatyczne informowanie recenzentów oraz autorów o statusie danej pracy.

Obsługa wykładowców

składająca się z prowadzenia korespondencji dotyczącej wydarzenia z zaproszonymi gośćmi, wykładowcami, autorami prac, uczestnikami, wystawcami i sponsorami, rezerwacja i zakup biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, organizowanie spotkań oraz wyżywienia dla gości.

Ubezpieczenie

zjazdu i jego uczestników w zakresie NW i OC, dodatkowa ochrona i zabezpieczenie medyczne  podczas wydarzenia

Konferencje hybrydowe
i ON-LINE

Dlaczego konferencja hybrydowa?
Jest to najbardziej efektywna i bezpieczna
forma przeprowadzenia spotkania w sytuacjach zagrożenia siłą wyższą.
W ramach spotkania stacjonarnego zapewniamy:
zakwaterowanie uczestników
/ prelegentów
pełne wyżywienie
transport gości z wybranego miejsca do hotelu
wi-fi
Jako doświadczony organizator konferencji i kongresów zajmujemy się kompleksową organizacją wydarzenia, które zawiera m. in.:
  • przygotowanie strony i grafiki przewodniej wydarzenia,
  • promocja wydarzenia w sieci,
  • rejestrację uczestników przez dedykowaną platformę,
  • wysyłkę mailingową do uczestników (minimum 3 razy),
  • wsparcie techniczne wykładowców,
  • transmisję danych*,
  • obsługę techniczną, przed i w trakcie realizacji,
  • pomoc przy pozyskiwaniu sponsorów,
  • zarządzanie oraz obsługę finansową i księgową wydarzenia,
  • tłumaczenia symultaniczne.
Założenia:
Spotkanie mniejszej grupy

w sali konferencyjnej przystosowanej do wymogów GIS i MZ lub

Zdalne połączenie

wszystkich prelegentów poprzez łatwy w obsłudze komunikator.

Nagrywanie wykładów

w wersji full HD i najwyższej jakości dźwięku.

Transmisja on-line

konferencji w wybranym przez klienta nośniku: youtube, facebook, dedykowana strona internetowa, która umożliwia dotarcie do szerokiego grona odbiorców.

W ramach współpracy możemy zorganizować konferencję w wybranym przez klienta formacie:

Ze studia

z opcją przygotowania specjalnej scenografii,

W mieście

w którym znajdują się wykładowcy, aby ułatwić logistykę przedsięwzięcia (wynajmujemy odpowiednią do tego celu salę lub dostosowujemy wybrane przez wykładowcę pomieszczenie)

Zdalnie

(wykładowcy wygłaszają wykłady ze swoich domów, przed wydarzeniem przeprowadzamy z wykładowcami testy połączenia).

Adres korespondencyjny:

ul. Biały Kamień 2 lok. 40,
02-593 Warszawa

+48 604 998 418
info@conventionplus.pl
CONVENTION PLUS Sp. z o.o.