Kongresy
i konferencje
Podczas organizacji kongresu lub konferencji oferujemy
pełen zakres naszych usług:
Obsługa marketingowa
która zawiera promocję wydarzenia w mediach i czasopismach specjalistycznych oraz social-mediach, utworzenie oraz prowadzenie dedykowanej strony www, projekt grafiki przewodniej wydarzenia oraz materiałów zjazdowych, wydruk i produkcja wymienionych materiałów, przygotowanie oraz rozsyłanie komunikatów i zaproszeń na wydarzenie, organizację konferencji prasowej
Przykładowe materiały zjazdowe
Obsługa prawna i finansowa
wydarzenia w skład której wchodzi sporządzanie i sprawdzanie umów, obsługa płatności, opracowanie budżetu oraz symulacja opłaty zjazdowej, zapewnienie potrzebnych certyfikatów i zaświadczeń.
Rejestracja uczestników
on-line poprzez formularz rejestracyjny oraz podczas wydarzenia, podział zakwaterowania, obsługę płatności oraz stworzenie bazy uczestników.
Podczas konferencji zapewniamy: wydawanie identyfikatorów, materiałów zjazdowych oraz certyfikatów, dodatkowe stanowisko informacyjne.
Proces rejestracji on-line chroniony jest certyfikatem SSL
Pozyskiwanie sponsorów i partnerów
na podstawie bazy Convention+ oraz zleceniodawcy, podpisywanie umów, ustalanie warunków udziału i pakietów sponsorskich, ubieganie się o patronaty merytoryczne i certyfikaty (INFARMA, MedTech, POLMED, punkty edukacyjne)
Organizacja zakwaterowania
dla uczestników wydarzenia, w tym negocjacje z hotelami, podpisywanie umów, stworzenie systemu rezerwacji on-line, przyjmowanie wpłat i fakturowanie.
Przygotowanie miejsca
na potrzeby wydarzenia obejmujące wynajem i przygotowanie obiektu, aranżację sal wykładowych wraz z potrzebnym wyposażeniem, zapewnienie obsługi technicznej w czasie całego Zjazdu, obsługa slide room, przygotowanie powierzchni wystawienniczej oraz niezbędnego sprzętu na potrzeby sesji plakatowych, branding pomieszczeń.
Przygotowanie formularza zgłaszania abstraktów
oraz kompleksowa ocena streszczeń prowadzona w specjalnie przygotowanym systemie. Zdalne i automatyczne informowanie recenzentów oraz autorów o statusie danej pracy.
Obsługa wykładowców
składająca się z prowadzenia korespondencji dotyczącej wydarzenia z zaproszonymi gośćmi, wykładowcami, autorami prac, uczestnikami, wystawcami i sponsorami, rezerwacja i zakup biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, organizowanie spotkań oraz wyżywienia dla gości.
Ubezpieczenie
zjazdu i jego uczestników w zakresie NW i OC, dodatkowa ochrona i zabezpieczenie medyczne podczas wydarzenia
Konferencje hybrydowe
i ON-LINE
forma przeprowadzenia spotkania w sytuacjach zagrożenia siłą wyższą.
/ prelegentów
- przygotowanie strony i grafiki przewodniej wydarzenia,
- promocja wydarzenia w sieci,
- rejestrację uczestników przez dedykowaną platformę,
- wysyłkę mailingową do uczestników (minimum 3 razy),
- wsparcie techniczne wykładowców,
- transmisję danych*,
- obsługę techniczną, przed i w trakcie realizacji,
- pomoc przy pozyskiwaniu sponsorów,
- zarządzanie oraz obsługę finansową i księgową wydarzenia,
- tłumaczenia symultaniczne.
w sali konferencyjnej przystosowanej do wymogów GIS i MZ lub
wszystkich prelegentów poprzez łatwy w obsłudze komunikator.
w wersji full HD i najwyższej jakości dźwięku.
konferencji w wybranym przez klienta nośniku: youtube, facebook, dedykowana strona internetowa, która umożliwia dotarcie do szerokiego grona odbiorców.
W ramach współpracy możemy zorganizować konferencję w wybranym przez klienta formacie:
z opcją przygotowania specjalnej scenografii,
w którym znajdują się wykładowcy, aby ułatwić logistykę przedsięwzięcia (wynajmujemy odpowiednią do tego celu salę lub dostosowujemy wybrane przez wykładowcę pomieszczenie)
(wykładowcy wygłaszają wykłady ze swoich domów, przed wydarzeniem przeprowadzamy z wykładowcami testy połączenia).
